Wer regelmässig unseren Blog liest, der kennt unsere (resp. Simons) Leidenschaft für Tools. In den letzten Jahren haben wir schon etliche getestet, implementiert, abgeschrieben und einmal gar wiederbelebt. Leidtragende der Toolwut sind jeweils die anderen AlpHKs. Umso mehr erstaunte es, dass ausgerechnet Simone mit dem neuen Tool „awork“ auf der Matte stand. Wie es dazu kam, was das Tool kann und ob es sich nach den ersten Wochen bewährt, erzählt sie dir in diesem Beitrag. 

Wanted: Die eierlegende Wollmilchsau

Toggl für die Zeiterfassung, Confluence für das Projekt- und Taskmanagement, Miro für das kreative Zusammenarbeiten, Hubspot für Sales-Aktivitäten, Mailchimp für Newsletter, Slack für die interne Kommunikation, Google Suite für dies & das – unsere Toollandschaft ist gross. Immer wieder haben wir gedacht: „Wie schön wäre es, ein Tool zu haben, das die Bedürfnisse einer kleinen, kreativen, agil arbeitenden Agentur auf einmal befriedigt?“ (Falls du an dieser Stelle denkst: „Ihr braucht unbedingt XY!“ so melde dich bitte. Finderlohn versprochen!). 

Aber zu awork: Nichts ahnend bin ich dann eines schönen Tages auf die Online-Werbeanzeige von awork – und somit vielleicht auch auf die Lösung unseres „Problems“ – gestossen:

„Smartes Work­management für produktive Teams. Projekte planen, Aufgaben im Blick behalten und Zeiten erfassen. Awork hilft euch, gemeinsam produktiver zu werden.“

Meine Neugierde war geweckt und so landete ich einen Klick später auf der Homepage. Gemäss dieser kann awork vieles: 

Hält das Tool, was es verspricht, würde das bedeuten, dass Toggl, Confluence und div. Excel-(Wochen)-Planungsfiles vereint und das Task-Management verbessert werden könnten. Und so melde ich mich für die kostenlose, 14-tägige Gratisversion (well played, awork!) an.

Login, High Five und das Partysymbol

Das Login klappt problemlos. Sofort fällt auf, dass awork im Gegensatz zu vielen anderen Tools visuell sehr ansprechend ist. Es ist clean, intuitiv und modern. Nach einer kurzen Registrierung geht es bereits los mit dem ersten Projekt: 

In meiner Euphorie lade ich auch die anderen HKs in meinen Workspace ein – die müssen schliesslich auch mitziehen. Die ersten Reaktionen folgen prompt, so zum Beispiel von Lisa:

Drei Wochen später 

Inzwischen ist awork seit rund 3 Wochen bei uns im Einsatz und wird es (voraussichtlich) auch bleiben. Nachfolgend ein persönlicher Einblick ins Tool mit Kommentaren was uns überzeugt und welche Funktionen wir vermissen: 

1. Meine Arbeit: Dreh- und Angelpunkt 

Logge ich mich ein, finde ich mich auf meinem persönlichen Dashboard wieder. Hier sehe ich meine erfassten Zeiten, meine Aufgaben inkl. Terminierung, meine Projekte, wer Geburtstag hat (und hoffentlich Kuchen mitbringt) und kann Notizen erfassen. Durch diverse Widgets lässt sich das Dashboard individuell gestalten. 

Wo ich mir früher in Toggl, Confluence und einer Excel-Liste einen Überblick verschaffen musste, sehe ich in awork alles Wichtige auf einen Blick und kann meine Tage und Wochen problemlos planen. Mehr Details erhalte ich im Bereich „Meine Aufgaben“; über „Meine erfassten Zeiten“ kann ich erfassen, woran ich wie lange gearbeitet habe und ob die Arbeit verrechnet werden kann. 

2. Meine Projekte: Worum geht’s und was erledigt wer wann?

Das Herzstück bilden die Projekte. Hier kann ich alle wichtigen Infos und Sprints festhalten und für alle zugänglich machen: Wann ist die Deadline, wer arbeitet mit, welche Aufgaben müssen erledigt werden usw. 

Neben der Ansicht der to do Liste, können Aufgaben und Projektfortschritte als Kanban-Board angezeigt werden.

Auf der Timeline sehe ich die Aufgaben des Projekts auf einem Zeitstrahl.

Im Bereich „Zeiten“ habe ich jederzeit die Kontrolle, wie viel Zeit schon für das Projekt aufgewendet wurde.

Die unterschiedlichen Darstellungsarten der Tasks sowie die Auswertung der Zeiten sind ein grosser Pluspunkt und erleichtern das Projektcontrolling enorm. Was uns hingegen etwas fehlt, ist die Möglichkeit, Notizen festzuhalten – z. B. aus Meetings oder Telefonaten. Da aber die Möglichkeit besteht, in der Projektbeschreibung Links einzufügen, verlinken wir direkt in den entsprechenden Google-Drive Ordner, wo wir Notizen in einem Word-Dokument festhalten. 

Was in diesem Bereich ebenfalls etwas untergeht ist die Übersichtlichkeit: „Etwas unschön finde ich, dass in der Navigationsübersicht nicht alle erfassten Projekte auf einen Blick sichtbar sind. Obwohl die Liste sehr lange wäre, würde das die Übersichtlichkeit verbessern. Um alle Projekte zu sehen, muss ich in den Workspace wechseln“ so Livia. 

3. Workspace: Projekte, Kunden, Teamplanung, Zeitauswertungen

Wir arbeiten an vielen Projekten gleichzeitig. Damit wir die Übersicht nicht verlieren, tauschen wir uns zum Wochenstart im „Weekly“ über vergangenes und kommendes aus. Bisher nutzten wir dafür eine Excel-Tabelle – neu sind alle Aufgaben im Bereich „Teamplanung“ sichtbar. Oder wären – wir brauchen noch etwas Zeit, um vom alten ins neue System zu wechseln. Mir gefällt die Jahresübersicht, in der auch kommende Projekte und Zuständigkeiten sichtbar sind. So lassen sich Ressourcen problemlos planen. 

Im Workspace lassen sich zudem Kunden erfassen, Projekte erstellen und Zeiten auswerten. Besonders letzteres ist ein grosser Mehrwert: Da wir nun alle konsequent unsere Zeiten auf Projekte und dazu erstellte Aufgaben verrechnen, können wir nun genau auswerten, für was wir wie viel Zeit benötigten. Diese Funktion erleichtert Lisa das Controlling: „Vorher musste ich eine Zeitauswertung für das Team in Toggl machen und mit einer Excel-Liste vergleichen. Dank awork sehe ich das auf einen Blick. Und auch die anderen sehen jederzeit, ob sie für eine Aufgabe zu viel Zeit aufgewendet haben“. 

Hilfe? Hilfe! 

Das Tool ist intuitiv und simpel – manchmal etwas zu simpel. Bei den Einstellungen lassen sich lediglich Sprache, Zeitzone und Modus (light/dark) spezifizieren. Was fehlt, sind einfache Einstellungsanpassungen wie z. B. jene der Anzahl Stunden eines Arbeitstags. Ein awork-Tag hat nämlich standardmässig 8h – ein HK-Tag aber 8.5. Erst auf die schnelle Antwort des Supports habe ich geglaubt, dass diese simple Einstellung wirklich nicht angepasst werden kann (oder noch nicht, wie es heisst). Immerhin: Die Antwort kam schnell und persönlich.

Fazit: awork – ja, nein, vielleicht? 

Die Hürde, in awork einzusteigen ist tief und die visuelle Gestaltung und einfache Sprache treffen den Nerv der Zeit. Viele Funktionen passen perfekt auf unsere Bedürfnisse, allen voran das Projekt- und Taskmanagement sowie die Zeiterfassung und -auswertung. Ob sich das Tool auch langfristig einen Platz in unserer Landschaft sichern kann oder ob es bald durch ein (noch) besseres ersetzt wird, wird sich zeigen, denn natürlich halten wir die Augen und Ohren auch weiterhin offen. Und vielleicht hast du den ultimativen Tipp, welches Tool neben Projekt-, Task- und Zeitmanagement auch noch eine CRM und Newsletter-Funktion beinhaltet? Wie bereits gesagt – Finderlohn versprochen!