In den vergangenen Wochen haben wir ein neues Teammitglied gesucht. Ein E-Learning Autor resp. eine E-Learning Autorin, die uns in unseren Projekten tatkräftig unterstützt. Und wie das in Kleinstunternehmen so ist, haben wir keine ausgebildeten HR-Fachpersonen, welche die Rekrutierung mal schnell übernehmen können. So haben sich Simone und Simon mal wieder ins Rekrutierungs-Haifischbecken gestürzt und Stelleninserate geschrieben, Gespräche geführt und viele neue Erkenntnisse gewonnen. Wir lassen den Prozess Revue passieren und erzählen euch, was uns überrascht und mitunter auch (einmal mehr) erschüttert hat.

Team HK: Unsere HR-Erfahrungen

Für die Rekrutierung zuständig waren auch dieses Mal unsere beiden Simon(e)s. Und ihr ahnt es bereits: Unsere praktischen Erfahrungen in diesem Bereich sind bei weitem nicht so gross wie unsere praktische Erfahrung im Bereich E-Learning. Bedeutet etwas konkreter: 

Simon: Während ich mich bei meiner ersten Rekrutierung 2011 auf meinen (und Davids) gesunden Menschenverstand verlassen musste, sind über die Jahre nun doch einige Gespräche und Assessments zusammengekommen – mit ihnen auch ein kleiner Erfahrungsschatz. Selbstverständlich bin ich aber weit entfernt davon, ein professioneller Recruiter zu sein. Aber: Ich weiss genau, was eine Person können sollte, um uns unterstützen zu können und wie sie sein sollte, um ins Team zu passen. Das hilft schon einmal. Wie es ist, auf der anderen Seite zu sitzen, kann ich leider nicht beurteilen. Ausser für einige Zivi-Stellen musste ich mich noch nie einem Bewerbungsverfahren stellen. Aber dafür habe ich ja dann Simone :-).

Simone: Bevor ich bei HK learning gelandet bin, war ich an der Uni und habe nebenbei diverse Praktika gemacht resp. in diversen Teilzeitstellen gearbeitet. Für diese musste ich jeweils Dossiers zusammenstellen und mich durch mehrere mitunter sehr spezielle Bewerbungsrunden kämpfen. Die Sicht der Bewerberin kenne ich gut, die Hoffnungen, das bange Warten und die freudigen Einladungen, die ernüchternden Absagen. Meine Erfahrungen als „Recruiter“ hingegen sind eher bescheiden und belaufen sich auf lediglich 3 Stellenbesetzungen bei HK (inkl. der soeben besetzten).

Corona, Homeoffice, Shutdown: Der etwas andere Bewerbungsprozess 

Unser bisheriger Rekrutierungsprozess lief meist so ab, dass wir passende Kandidatinnen und Kandidaten zu einem Kennenlerngespräch zu uns nach Baden einluden. Jene, die uns nach einer Stunde von sich überzeugt haben, durften (oder mussten?) nochmals nach Baden antraben. Sie erhielten eine Aufgabe, die es zu lösen gab, bevor wir uns beim gemeinsamen Team-Mittagessen alle etwas besser kennenlernen konnten. 

Das war bei diesem Rekrutierungsverfahren anders. Corona, Homeoffice, Shutdown – wir wollten (und durften) keine Gespräche und Assessments im Büro veranstalten. So entschieden wir uns, kurze virtuelle Kennenlerngespräche zu vereinbaren und lernten innerhalb einer Woche acht potenzielle AlpHKs kennen. Für die Überzeugendsten folgte wie gehabt eine Aufgabe. Neu war, dass Simon ihnen in einem Tutorial das Wichtigste erklärte und sie dann in ihren eigenen vier Wänden die Aufgabe lösen mussten. Den Zeitpunkt durften sie wählen, die Zeitvorgabe: 3 Stunden. Einen persönlicheren Austausch als das Tutorial gab es zu diesem Zeitpunkt nicht. Der folgte aber sogleich – zwei Kandidaten resp. Kandidatinnen überzeugten und wir trafen uns zum erneuten virtuellen Meeting, wo dann auch Livia mit von Partie war. 

Büro kennenlernen, Pizza-Mittagessen, Team kennenlernen, Aussicht aus dem Büro? Nicht dieses Mal. 

Digitales Rekrutierungsverfahren: Fluch und Segen zugleich 

Ob Zoom, Teams oder Google Meet – inzwischen sind wir Profis, was virtuelle Treffen anbelangt. Im täglichen Teamkaffi pflegen wir auch den informellen Austausch. Wir merken aber immer wieder, dass dieser in keiner Weise den face-to-face Austausch ersetzt und dass Smalltalk mitunter auch etwas anstrengend sein kann. Trotz Kamera «spürt» man sein Gegenüber nicht gleich gut, Zweier-Nebengespräche fallen weg, jemand muss das Gespräch am Laufen halten usw. – ihr wisst, von was ich spreche! Unter diesen Voraussetzungen ist es schwierig, im Bewerbungsgespräch die gleiche ungezwungene Teamdynamik wie im Büro entstehen zu lassen und sein Gegenüber einzuschätzen. Nichtsdestotrotz haben virtuelle Bewerbungsgespräche aber für uns und unsere Kandidatinnen resp. Kandidaten auch Vorteile (diese sind natürlich immer subjektiv): 

• Zeitersparnis: Die An- und Abreise fällt weg, der Zeitaufwand für das Vorstellungsgespräch ist für die Kandidaten/Kandidatinnen kleiner. Zudem muss keine Zeit für allfällige Staus und Zugverbindungen oder die Büro-Suche einberechnet werden. 
• Kostenersparnis: Kosten für An- und Abreise fallen für Kandidaten/Kandidatinnen weg. Für uns sind Kosten für die Kennenlern-Mittagessen ebenfalls weggefallen. 
• Gewohntes Umfeld: Im gewohnten Umfeld ist man entspannter und fühlt sich wohler als in einer unbekannten Umgebung. Das war auch spannend für uns zu sehen: Wie sieht die Einrichtung der Kandidaten/Kandidatinnen aus? Von weisser Wand bis schöne Altbauwohnung hatten wir alles mit dabei. Eine Kandidatin warnte uns zu Beginn, dass uns ihre Katze eventuell einen Besuch abstatten würde, da sie bei geschlossener Türe sonst Terror machen würde. Leider wurden wir nicht gestört, denn über diesen Besuch hätten wir uns sehr gefreut! 
• Emergency-Button: Das Gespräch läuft nicht wie gewünscht oder eine Frage bringt einem aus dem Konzept? Virtuell besteht die Chance, einfach „den Stecker zu ziehen“ und dank einer „technischen Störung“ etwas Zeit zu gewinnen. Von diesem Trick machte bei uns aber niemand Gebrauch 😉. 

Rücklauf: Alte Hasen und ungeschliffene Diamanten

Als wir vor einem Jahr eine Praktikumsstelle ausgeschrieben hatten, war der Rücklauf etwas harzig. Dieses Problem hatten wir bei dieser Stellenbesetzung nicht. Innert kürzester Zeit hatten wir über 60 Bewerbungen – die meisten davon sehr hochwertig und spannend. Gerne gebe ich euch eine kleine Übersicht: 

Der älteste Bewerber hatte Jahrgang 1968, die jüngste 1997, 22 Dossiers kamen von Männern. Die Hintergründe und Arbeitserfahrungen waren breit gefächert: Vom erfahrenen E-Learning Spezialisten über die Filmemacherin bis hin zum frischen Studienabgänger war alles vertreten. Nicht minder breit waren die Lohnvorstellungen, sie reichten von 65’000 – 125’000 Franken pro Jahr (für eine 100% Stelle). 

Es kann sein, dass auch noch ältere Personen im Rennen waren oder höhere Lohnvorstellungen bestanden – leider waren die Angaben nicht immer vollständig. Nicht selten mussten wir die von uns gewünschten Angaben zum Wunschpensum, zu Lohnvorstellungen und zum möglichen Start zuerst erfragen. Auffällig war, dass ältere Personen in der Tendenz tiefere Gehaltsvorstellungen hatten als jüngere Personen oder Studienabgänger. 

Rückmeldungen: Von himmelhoch jauchzend bis zu Tode betrübt 

Rekrutierung hat seine schönen Seiten, und zwar dann, wenn man jemandem anrufen kann und ihn resp. sie zu einem Gespräch einladen darf. Die Hoffnung, die sich in Freude wandelt, ist sogar durchs Telefon spürbar. 

Die Geschichte hat aber auch eine zweite Seite, die nicht ganz so schön ist. Diese kommt immer dann zum Vorschein, wenn es um die Absagen geht. Für uns war klar, dass wir alle, die wir persönlich kennenlernen durften (wenn auch „nur“ virtuell), auch persönlich über unseren Entscheid informieren. Obwohl das nicht zu unseren Lieblingsaufgaben zählt, merken wir immer wieder, dass die Kandidaten resp. Kandidatinnen das sehr schätzen. 

Aus Zeitgründen können wir nicht allen Kandidaten/Kandidatinnen telefonisch Rückmeldung geben. Eine Bewerbung ist aber immer mit viel Aufwand und grosser Hoffnung verbunden, daher war es für uns selbstverständlich, dass Rückmeldungen zeitnah und (soweit als möglich) individuell gegeben wurden – wenn auch per Mail. Zudem ist uns wichtig, dass die Kandidaten wissen, wann wir uns wieder melden werden. 

Viele Kandidaten resp. Kandidatinnen haben sich für die gute Kommunikation und prompte Rückmeldung bedankt – was uns wichtig ist, scheint bei vielen Unternehmen nicht selbstverständlich zu sein.  

Gesucht- gefunden: Aber eine Frage bleibt …